Как автоматизировать воронку продаж и зачем это нужно

С помощью автоматизации воронку продаж можно превратить в конвейер по работе с лидами. Она будет сама отправлять рассылки, ставить задачи, закрывать сделки и делать много чего еще вместо продавцов. Удобнее всего создавать автоворонки там, где бизнес ведет продажи — в CRM-системе. Что это такое и как автоматизировать воронку продаж нам рассказали ребята из OkoCRM.

Что такое классическая воронка продаж 

Воронка продаж — это путь, который клиент проходит до покупки. Он начинается с какого-то незначительного действия — например, человек подписался на рассылку новостей, а заканчивается продажей или другим целевым действием.

Обычно воронки создают в CRM-системах. В них есть необходимый функционал, плюс удобно следить, как потенциальные клиенты шаг за шагом двигаются к продаже. Если где-то возникнет затор, например, виснет страница сайта, сотрудник оперативно подключается и устраняет помехи. В результате большая часть клиентов доходит до финала.

Воронка продаж в CRM — это визуальная схема из колонок, по которым перемещаются карточки сделок

Также через воронку удобно соблюдать порядок действий со сделками. Допустим, если сделка попала на шаг «Коммерческое предложение», менеджер понимает: «Пора отправлять КП». А если покупатель оплатил счет, то: «Деньги в кассе — надо закрывать сделку». 

Короче говоря, воронка продаж помогает держать под контролем каждую сделку. Но можно сделать ее еще круче: поручить выполнять часть работы с нею не сотрудникам, а CRM. Для этого настраивают автоматизацию.

Что такое автоматизация воронки продаж

Чтобы воронка продаж работала со сделками без участия менеджеров, настраивают автоматизацию. Автоматизация — это заложенные в CRM-систему алгоритмы действий. Если происходят заложенные в алгоритм события, эти действия активируются. CRM начинает работать как живой сотрудник:

• создает задачи
• звонит клиентам
• переводит карточки сделок
• отправляет сообщения и письма
• даже звонить клиентам может

Автоматизировать можно различные действия со сделками. Например, если сделка сорвалась на середине воронки, система автоматически добавит в нее менеджера и поставит задачу дожать клиента. Либо еще проще: начинает сама отправлять прогревающую рассылку с суперакциями.

Настраивается автоматизация несложно:

1. Выбираем этап, на котором необходимо автоматизировать работу.
2. Указываем, что конкретно делать.
3. Выбираем условие, которое запустит автоматизацию — например, сделка сменит этап.

Общая схема настройки автоматизации в OkoCRM

Как работает автоматизация воронки продаж

Проще всего объяснить на примере. У нас есть простая воронка, которая регистрирует людей на бесплатный вебинар. В ней очень много повторяющихся действий. Необходимо:

• подтверждать запись
• отправлять участникам по почте напоминания о вебинаре
• если человек посетит вебинар, передавать сделку старшему продавцу.

Чтобы не грузить менеджеров рутиной, подключают автоматизацию.

Пример воронки продаж, которую надо автоматизировать

Как это работает на практике? Пользователь регистрируется на вебинар — заполняет на сайте форму. Форма связана с CRM, поэтому система моментально:

1. Ловит лид.
2. Создает карточку сделки.
3. Помещает ее на первый этап воронки продаж. 

На первом этапе уже настроена автоматизация. Не будем вникать в тонкости, главное, что она командует CRM: «Как только на первом этапе воронке появится сделка, отправь клиенту на почту письмо с подтверждением регистрации». CRM выполняет указания.

Дальше — следующий сценарий. Если человек читает письмо, CRM это видит и толкает сделку по воронке на этап «Подтверждение регистрации». 

Чуть позже, например, за день до вебинара — смотря как настроите, система снова выполняет алгоритм: отправляет очередное письмо с напоминанием о мероприятии. Ну а если лид посещает вебинар и сделка переходит на последний этап воронки, CRM добавляет в карточку менеджера, и тот начинает продажу.

Воронка с множеством автоматизации работает сама по себе без участия людей

Зачем бизнесу создавать автоворонки в CRM-системе

В основном — чтобы менеджеры больше внимания уделяли продажам, а рутину выполняли алгоритмы. Например, CRM может взять на себя коммуникацию с клиентами — нужно только составить шаблоны, подключить каналы и настроить правила автоматизации. После этого менеджер может забыть о рассылках и все что с ними связано, теперь это на плечах CRM.

Есть и другие причины, зачем настраивать автоматизацию воронки.

Чтобы снизить расходы на персонал. Так как часть работы выполняет автоворонка, меньше менеджеров требуется для обработки сделок. Можно сократить штат, и тем самым снизить расходы на зарплату.

Чтобы больше зарабатывать. Автоматизация снижает нагрузку на персонал. У продавцов появляется больше времени на обработку лидов. Например, вместо 20 сделок в день они могут закрывать 40 сделок.

Чтобы повысить лояльность клиентов. Менеджер может замотаться и забыть перевести сделку или сформировать счет. Клиенту может быть неприятно, мол, про меня забыли. CRM-система работает как часы: она моментально отправит счет, как только сработают все условия.

Как автоматизировать воронку продаж в CRM

Чтобы автоматизировать воронку, необходимо выполнить ряд настроек:

1. Создать воронку продаж.
2. Выбрать автоматизации.
3. Подготовить шаблоны сообщений для рассылок.
4. Настроить автоматизацию.

Создать воронку продаж. Воронка настраивается по щелчку мыши, дальше ее надо заполнить этапами. Обязательно проверьте, что внесли все. Если какой-то этап пропустили, автоматизацию на нем уже не настроить.

Выбрать автоматизации. В CRM можно автоматизировать гору разных действий: от добавления новых полей в карточку сделки, до отправки цепочек писем. При этом нет ограничений, сколько автоматизаций настраивать на одном этапе: можно одну, а можно десять.

Правила автоматизации выглядят как отдельные карточки

Сценарии автоматизации лучше продумать заранее. Как это сделать? Посмотреть, какие повторяющиеся действия выполняют менеджеры. Например, если они пишут клиентам приветственные сообщения в мессенджеры, такое можно и нужно автоматизировать.

Обычно в CRM можно автоматизировать :

• создание задач
• отправку sms
• отправку электронных писем
• звонок клиенту
• смену ответственного в карточках
• смену этапа воронки продаж
• изменение полей в карточках сделок
• добавление участников в сделку
• удаление участников из сделки
• создание сделки
• отправку webhook
• генерацию документов
• закрытие задач
• отправку сообщений в мессенджеры

Подготовить шаблоны. CRM не умеет генерировать документы или писать сообщения как ИИ, поэтому для некоторых сценариев автоматизаций нужны шаблоны. Шаблон — это текстовая заготовка. Она хранится в CRM, а когда надо, подтягивается в сценарий автоматизации. Дальше CRM заполняет ее клиентскими данными и отправляет клиентам.

Чтобы CRM знала, какими данными заполнять шаблон, в нем расставляют макросы — специальные символы. Они указывают, что на данное место в шаблоне надо подставить имя клиента, номер договора или сумму сделки — смотря какой макрос стоит.

В CRM нет ограничений на шаблоны, создавайте сколько хотите

Настроить автоматизацию. Для этого надо:

1. Выбрать этап воронки.
2. Выбрать сценарий, то есть правило автоматизации.
3. Прикрепить шаблоны текстовых документов, если надо.
4. Указать, при каком условии сработает автоматизация. 

Схема настройки автоматизации в OkoCRM

Работать автоматизация начнет сразу. Как только на этап, для которого ее настроили, попадет сделка, CRM проверить, отвечает ли та условиям. Если да, приступит к выполнению сценария — создаст задачу, добавит поля, позвонит клиенту.

Закрепим

1. Воронка продаж помогает обрабатывать сделки и следить за продажами. Если воронку заводите в CRM, ее можно автоматизировать: поручить алгоритмам выполнять повторяющуюся работу по заранее настроенному алгоритму.
2. Работает автоматизация с помощью правил, которые настраиваются на этапах воронки. Правила содержат действие, которое надо выполнить, а также условие, которые должны наступить, чтобы дейсвтие запустилось.
3. Автоворонки позволяют менеджерам не тонуть в рутине, а заниматься продажами, а бизнесу содержать сэкономить на зарплатных тратах, больше зарабатывать и повышать лояльность клиентов.
4. Чтобы настроить автоматизацию, надо создать воронку продаж, выбрать правило — то есть действие, которое выполнит CRM, подготовить шаблоны сообщений для рассылок и документов, и донастроить автоматизацию.